Por Miguel Zegre
Está claro que ya no podemos ignorar la importancia de la transformación digital en las empresas y ahora implantar las tecnologías digitales necesarias empieza a ser una obligación si queremos que la relación entre empresa y cliente sea próspera.
Una parte fundamental de esta transformación es la de poder generar facturas en formato digital.
La digitalización de facturas es el proceso de convertir las facturas en papel en documentos electrónicos. Este cambio va más allá de simplemente escanear documentos; implica la adopción de sistemas y tecnologías que permiten gestionar, almacenar y procesar facturas de manera digital. La digitalización de facturas trae consigo numerosas ventajas y es un punto clave dentro de la transformación digital de las empresas, que mejora la eficiencia operativa y reduce costos. En este artículo, exploraremos estas ventajas y ofreceremos una guía sobre cómo implementar la digitalización de facturas en una empresa.
Ventajas de la digitalización de facturas
Todo nuevo recurso debe estar justificado para su implantación y optar por la factura digitalizada es una ventaja de la que se van a beneficiar no sólo los clientes, sino también el área contable de cualquier empresa sin importar el tamaño o el sector.
- Reducción de errores. La entrada manual de datos es propensa a errores, como la transposición de números o la pérdida de documentos. Digitalizar facturas minimiza estos errores al automatizar la captura y el procesamiento de datos. Los sistemas de digitalización avanzados utilizan tecnologías de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para extraer información de las facturas de manera precisa.
- Ahorro de tiempo. La gestión manual de facturas puede ser un proceso lento y laborioso. La digitalización acelera el ciclo de facturación al permitir el acceso inmediato a la información y la automatización de tareas repetitivas. Esto no solo libera tiempo para el personal, sino que también acelera el flujo de caja al reducir el tiempo necesario para procesar y aprobar facturas.
- Ahorro de costos. El almacenamiento físico de facturas en papel implica costos significativos relacionados con el espacio de almacenamiento, el papel y la tinta, y la gestión de archivos. La digitalización de facturas elimina estos costos, además de reducir los gastos asociados con la impresión, el envío y el manejo de documentos.
- Eficiencia operativa. Las facturas digitalizadas pueden ser indexadas y almacenadas en sistemas de gestión documental, lo que facilita su búsqueda y recuperación. Los usuarios pueden acceder a facturas específicas en segundos utilizando palabras clave, fechas o números de factura, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.
- Cumplimiento y auditoría. La digitalización facilita el cumplimiento de las normativas legales y fiscales al proporcionar un sistema de almacenamiento seguro y accesible para las facturas. Los sistemas digitales permiten la creación de registros auditables que pueden ser fácilmente compartidos con auditores y autoridades regulatorias, asegurando que se mantengan las prácticas de conformidad.
- Acceso y visibilidad mejorados. Las facturas digitales pueden ser compartidas fácilmente entre departamentos y ubicaciones geográficas, mejorando la colaboración y la coordinación dentro de la empresa. La capacidad de acceder a la misma información desde diferentes puntos reduce la necesidad de comunicaciones redundantes y mejora la coherencia en la gestión de facturas.
- Seguridad de la información. Los documentos digitales pueden ser protegidos mediante controles de acceso, cifrado y copias de seguridad, asegurando que la información confidencial esté segura y protegida contra pérdidas o accesos no autorizados. Esto es particularmente importante para datos financieros sensibles.
Cómo implementar la digitalización de facturas
La digitalización de facturas y otros documentos requiere de una labor efectiva bien planificada y en la que tengamos en cuenta qué herramientas vamos a emplear y qué requisitos debemos cumplir.
La combinación de los siguientes pasos es fundamental para la implementación de un sistema de digitalización de facturas eficiente.
- Evaluación inicial y planificación. Antes de implementar un sistema de digitalización, es crucial realizar una evaluación inicial para entender los requisitos específicos de la empresa. Esto incluye analizar los volúmenes de facturación, identificar los procesos actuales de gestión de facturas y establecer objetivos claros para la digitalización.
- Selección de software y tecnología. Existen numerosas soluciones de software disponibles para la digitalización de facturas, desde herramientas básicas de escaneo y OCR hasta sistemas completos de gestión documental y automatización de procesos. Es importante buscar soluciones como las que ofrece Banqup, siendo el mejor aliado estratégico para las empresas y que se ajusta a las necesidades específicas de cada compañía ofreciendo escalabilidad para el crecimiento futuro.
- Digitalización de documentos existentes. El primer paso práctico en la digitalización es convertir las facturas en papel existentes en documentos electrónicos. Aquí haremos uso de escáneres y software OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para capturar la información de las facturas y almacenarla en un formato digital. Este proceso puede ser realizado internamente o subcontratado a un proveedor especializado.
- Integración con sistemas existentes. Para maximizar los beneficios de la digitalización, es esencial integrar el nuevo sistema con los sistemas de gestión empresarial existentes, como el ERP (Enterprise Resource Planning) o el sistema de contabilidad. Esta integración permite un flujo de datos sin interrupciones y mejora la eficiencia operativa.
- Automatización de procesos. Una vez digitalizadas, las facturas pueden ser gestionadas a través de flujos de trabajo automatizados que incluyen la validación, aprobación y pago. La automatización reduce la intervención manual, minimiza errores y acelera el ciclo de procesamiento de facturas.
- Capacitación del personal. La adopción de nuevos sistemas requiere capacitación para asegurar que los empleados comprendan cómo utilizar las nuevas herramientas y procesos de manera efectiva. La formación debe cubrir aspectos técnicos, como el uso del software, así como procedimientos operativos y de cumplimiento.
- Monitoreo y mejora continua. Después de la implementación inicial, es fundamental monitorear el rendimiento del sistema de digitalización y hacer ajustes según sea necesario. Esto incluye la revisión de los flujos de trabajo, la resolución de problemas técnicos y la evaluación de la satisfacción del usuario. La mejora continua asegura que el sistema siga cumpliendo con los objetivos empresariales y se adapte a las necesidades cambiantes.
¿Es obligatorio digitalizar las facturas?
Todavía hay diferencia entre países y comunidades pero no siempre es obligatorio. Somos conscientes de que la digitalización de facturas y documentos en general, es beneficioso para mejorar la accesibilidad a la información contable de las empresas, además de favorecer la sostenibilidad al reducir el uso del papel.
En otro nivel siguiente y superior, nos encontramos con las facturas electrónicas, que no debemos confundir con digitalizar las facturas ya que son conceptos diferentes.
La factura electrónica es un documento digital que cumple con una serie de requisitos legales y fiscales para su validez legal y en el que se exige el uso de la firma electrónica.
En España empezó a ser obligatoria en enero de 2015 para aquellos proveedores de la Administración pública y con facturas que superen los 5.000 euros. Aunque de momento, la obligatoriedad sólo afecta a este tipo de operaciones, en breve se impondrá para las relaciones B2B y a partir del 2025 se plantea implementar la factura electrónica para todas las empresas y autónomos.
La digitalización de facturas ofrece una amplia gama de beneficios que van desde la reducción de costos hasta la mejora en la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo, por eso en Banqup encontrarás las soluciones para una transformación digital de tus facturas eficiente, ya que conseguirás implementar un sistema de digitalización de facturas con una planificación cuidadosa, una adecuada selección de tecnología y un servicio de atención al cliente que resolverá todas tus dudas.
Los beneficios a largo plazo están comprobados haciendo que la inversión en digitalización sea una decisión estratégica valiosa para cualquier empresa.
